La gestión digital de documentos: ideal para las empresas… y la economía

La gestión digital de documentos: ideal para las empresas… y la economía

Imaginemos que una persona pierde en un momento concreto 10 minutos de su jornada laboral cada día en buscar algún tipo de documento. Multipliquemos esto por unos 19 ó 20 millones de personas que disponen de un empleo en España y por unos 200 días de trabajo cada año. El resultado es simplemente demoledor. En este supuesto, cada año se perderían en España unos 40.000 millones de minutos simplemente en lo que tiene que ver con esta tarea. Ni que decir tiene que esto es un problema y que hay que hacer todo lo posible por resolverlo en pos de mantener una mínima eficiencia en el trabajo.

Está claro que las empresas saben que este tipo de pérdidas de tiempo ocurren a diario entre sus empleados, pero… ¿se están poniendo todas las opciones sobre la mesa para resolverlo? Lo cierto es que la tecnología puede ser una verdadera aliada en este sentido y que son muchas las entidades que ya la usan para paliar todos los problemas que tienen que ver con la ineficiencia provocada por la pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos. Y es que hay más opciones que nunca para luchar contra esto.

La economía de una región o país depende en buena medida de todo lo que está ligado a la eficiencia en el trabajo. Las empresas que son líderes en eficiencia son las más rentables y la rentabilidad de esas empresas genera nuevos puestos de trabajo, que terminan siendo fundamentales para dotar de una seguridad económica a la población. Una de las máximas amenazas para la eficiencia es la búsqueda física de documentos, que siempre arrebata demasiado tiempo a todas esas personas trabajadoras cada día. La tecnología ya se ha convertido en una aliada para luchar contra eso porque, en opinión de los profesionales de Gitdoc, la mentalidad de los emprendedores españoles ha cambiado y ahora no se tienen tantos reparos a la hora de acometer una pequeña inversión en la adquisición de diferentes softwares que permitan la gestión digital de documentos.

Esa gestión digital de documentos está siendo la responsable de que haya cada vez más entidades que estén mejorando sus registros de productividad y que han encontrado, gracias a ello, la manera de obtener una rentabilidad mayor a la que venían consiguiendo durante tiempos pasados. Y es que todo lo que tenga que ver con tecnología ha implicado avances en el mundo empresarial y, por ende, a todo lo que está relacionado con la economía de una región o un país.

El tiempo que perdemos buscando documentos es mayor a la estimación que hacíamos al principio

En el primer párrafo de este artículo imaginábamos que la pérdida de tiempo que un empleado tenía que asumir cada día para buscar documentos en papel era de 10 minutos. ¿Esa cifra se asemeja a la realidad o, por el contrario, no tiene nada que ver con ella? Hemos querido saber qué dicen los medios de comunicación a este respecto y lo cierto es que lo mejor es que valoréis este asunto por vosotros y vosotras mismas con la información que a continuación os vamos a proporcionar:

  • Según una noticia publicada en la página web del diario El Norte de Castilla, unas 600 horas de trabajo al año (por persona) se desperdician al buscar documentos en papel. Se trata de una cifra escalofriante y que, desde luego, explica la ineficiencia en la que se encuentran sumidas muchas empresas en este país. La verdad es que no nos extraña que esté sea un asunto que preocupe a los empresarios. Datos como estos justifican la preocupación.
  • Pero no nos queremos quedar ahí. En otra noticia, el diario El Economista indica que es la mitad de la jornada laboral la que se pierde en una labor como de la que venimos hablando, lo cual justifica por partida doble todo lo que os venimos comentando. Seguro que estos datos han sorprendido a más de uno y más de dos. Y no es para menos. Lo raro y lo preocupante hubiese sido lo contrario. La tecnología tiene la llave para resolver todos los problemas de los que os estamos hablando.

Cualquier cosa que pueda realizar una contribución a la hora de mejorar la eficiencia y eficacia de los trabajadores es idónea para potenciar la economía de una zona y, por supuesto, la de cada una de las empresas que la componen. Desde luego, es así como se consigue que las empresas sean competitivas y tengan la opción de conseguir precios mucho más reducidos que la competencia. El camino que hay que seguir está claro y solo hace falta que todos y cada uno de los empresarios de este país ponga los medios para recorrerlo.