Las mudanzas son una de las tareas que más detestamos a lo largo de nuestras vidas y es que ya sean estas personales o profesionales, lo cierto es que siempre nos suponen un esfuerzo y un cansancio adicional. En este sentido, en el caso de las empresas, el traslado de la documentación siempre es uno de los puntos más delicados, por lo que, a lo largo de este post, vamos a tratar de ayudaros a minimizar esta ardua tarea.
Así, en la mayoría de los casos las pequeñas empresas no necesitan más de ocho semanas para realizar una mudanza, mientras que en el caso de medianas y grandes puede variar entre tres y ocho meses, como puede ser el caso de Ferrovial, quien recientemente anunció el traslado de su sede a Países Bajos. En este sentido, este periodo es el más importante porque será el que marque el ritmo de los siguientes pasos y, por eso, es vital marcar una fecha en el calendario. Esto os lo aconsejamos ya que el traslado de oficinas supone cortar o casi cortar la actividad de la compañía durante unos días. Por ello, lo más adecuado es elegir una época del año en la que la oficina o la empresa tenga una actividad menor y, como imagináis, por lo general, los meses de verano son una buena elección, aunque debemos tener en cuenta que parte del personal puede estar de vacaciones.
Tras ello es importante que estudiemos el nuevo espacio, ya que conocer el nuevo espacio es esencial para establecer las nuevas zonas de trabajo, descanso, recepción, despachos, etc. Así, realizar un buen planteamiento del espacio evitará realizar reformas a corto plazo. Asimismo, aunque lo podemos hacer después, la realidad es que debemos tener en cuenta los suministros, ya que normalmente suelen estar a nombre del antiguo inquilino o del propietario, en este caso debemos gestionar con antelación los traslados de titularidad de luz, telefonía e internet y agua.
Una vez gestionada la fecha, el espacio y los suministros llega la hora de comunicarlo y es que, si queremos que todos los empleados sepan cómo proceder, lo mejor será informar a cada uno de los directores de departamento para que sean ellos quienes trasladen el mensaje. En este sentido, una vez se haya comunicado, es hora de establecer procedimientos. Y es que dar a conocer cómo y cuándo deben hacerse las tareas que implican la mudanza de una oficina es vital. Así se establecerán plazos y protocolos para recoger enseres personales, cómo tratar la documentación confidencial, cómo trasladar materiales peligrosos, equipos informáticos, etc.
Una vez llevada a cabo esta parte del proceso es el momento de que no olvidemos que la organización también implica una serie de contrataciones que no pueden dejarse para última hora, como la de la empresa de mudanzas. Y es que a la hora de hacer una mudanza de oficina debes optar por una empresa especializada en mudanzas, con un equipo de profesionales con años de experiencia. Si bien, antes de contratar, estudia el presupuesto y solicita varios presupuestos diferentes. En concreto, lo ideal es tener entre 3 y 4 presupuestos diferentes y asegurarnos de que los servicios cubren todas las necesidades de embalaje, seguro, montaje, etc. Además, en caso de que hagamos una mudanza por nuestra cuenta o hagamos un traslado de sede internacional, tal y como ha hecho recientemente la empresa española Ferrovial, siempre podemos contar con los servicios profesionales de Trasportes Internacionales, quienes cuentan con años de experiencia en el sector de la logística y nos pueden ayudar a trasladar todo el mobiliario y documentos que requiramos llevar a nuestra nueva sede social.
Tras esta tarea, una vez hayamos decidido como se va a hacer la mudanza o quien la va a hacer, es hora de empaquetar. Por ello, a la hora de realizar las cajas es muy importante establecer un orden y para ello, una buena idea es establecer un código alfanumérico que indique departamento y número de caja. Además, se debe realizar una lista que indique qué incluye cada una de las cajas, de esta manera si necesitas algo, rápidamente sabrás donde encontrarlo. Por su parte, el material personal, como es el caso de los portátiles, lo mejor es que los traslade uno mismo.
Avisar a los clientes y proveedores, una de las cuestiones más importantes a la hora de mudarse
Si ya de por sí es complejo llevar a cabo una mudanza y que todo salga bien, cuanto más es si tenemos que avisar a todos nuestros clientes y proveedores. En este sentido, por mucho que nos pese, esto es indispensable, así que si hemos cambiado de dirección hay que comunicárselo a todo aquel que tenga relación con la empresa, con independencia de la relación que estos tengan. Por ello, lo más aconsejable es preparar una comunicación oficial y cambiar los datos de contacto en la web, en Google y en los diferentes lugares donde estemos presentes.
